Gdy już mamy temat przewodni spotkania, gdy już wiemy, co chcielibyśmy omawiać, rozważać i ustalać podczas naukowo-kulturowych spotkań, pora na przygotowanie całego wydarzenia. Ważne, by działać skutecznie i systematycznie.
Po pierwsze: dofinansowanie. Staramy się o nie wszędzie tam, gdzie ,,władza” ma środki, które można zainwestować na działalność konferencyjno – szkoleniową. Zwykle takimi funduszami dysponują uczelnie wyższe, szkoły prywatne, instytuty naukowe, ośrodki kultury, firmy, korporacje i punkty projektowe, gdzie realizowane są np. przedsięwzięcia unijne.
Po drugie: nagłośnienie zdarzenia. Dziś, kanałem komunikacyjnym jest Internet. Na rozmaitych stronach, poświęconych polskim oraz międzynarodowym konferencjom, możemy zapoznać się z harmonogramem ogólnodostępnych inicjatyw, jak również z grafikiem działań prywatnych, inicjowanych przez indywidualnych organizatorów lub przedsiębiorców. W każdym razie – w sieci możemy założyć naszej inicjatywie fanpage, możemy wspominać o tym wydarzeniu na rozlicznych forach czy stronach, traktujących o tematyce zbieżnej, pokrewnej.
Po trzecie: wybór miejsca spotkania. Może być to sala konferencyjna w hotelu, w ośrodku naukowym i w tym podobnych miejscach. Wszystko zależy od posiadanego przez Was budżetu oraz od szacunkowej ilości uczestników. W miarę napływania zgłoszeń od osób zainteresowanych konferencją, miejsce spotkania można zmienić na większe lub mniejsze, a warunki wynajmu sali uzgodnić wcześniej z właścicielami całego budynku.
Po czwarte: rozesłanie zaproszeń do wybranych, uczelni, kół zainteresowań. W zaproszeniu winno być jasno napisane, jaki jest zakres tematyczny konferencji, pod czyim patronatem jest ona organizowana i jaki jest udział w kosztach (konferencja płatna / bezpłatna, czy zapewnione jest zakwaterowanie? czy będzie zwrot kosztów dojazdu?).
Po piąte: istotne są dodatki, które towarzyszą konferencji. Chodzi tu o zakup identyfikatorów dla gości oraz prelegentów. Poczęstunek, napoje, materiały konferencyjne – wszystko to buduje atmosferę spotkania i pozostawia trwały ślad po całym wydarzeniu. Zastanówcie się, czy zostanie wydany tom pokonferencyjny. Jaka będzie jego objętość, szata graficzna itp.
Po szóste: ułożenie planu konferencji, usystematyzowanie zgłoszeń od prelegentów, rozważenie czy warto zaprosić eksperta z danej dziedziny, który poprowadzi początkowy i końcowy wykład. Wybór konferansjera dla całego wydarzenia, rozdzielenie ról i sprawowanie pieczy nad przedsięwzięciem, może stanowić nie lada wyzwanie organizacyjne. Warto w tych działaniach otaczać się sprawdzonymi pomocnikami i mierzyć swe siły na… konferencyjne zamiary.